Google Workspace

Nessa avaliação completa, você vai descobrir, a fundo, o que é o Google Workspace, quais ferramentas o compõem e, principalmente, os prós e contras, para ter certeza se ele é a solução que realmente atende às suas necessidades.

Como toda aplicação premium (e consequentemente paga), é importante examinar cada um dos detalhes e até mesmo saber se não existem outras plataformas com valores mais acessíveis, não é mesmo?

Fique tranquilo que cada ponto abordado aqui será extremamente claro para você.

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é uma plataforma de softwares, sistemas e aplicativos profissionais para equipes de trabalho. É o antigo G Suite reformulado, de modo a atender por completo toda a demanda de clientes.

Nele, você têm acesso às versões profissionais (com funcionalidades desbloqueadas) dos seguintes serviços em nuvem da Google.

E-mail profissional através do Gmail

Um e-mail profissional é aquele que possui um @nomedasuaempresa.com ao invés de @gmail, @hotmail ou @outlook, por exemplo.

Ele está disponível desde o plano mais básico do Google Workspace, desde que se tenha registrado o domínio em seu nome. Você pode fazer isso através do registro.br (R$40 por ano) ou namecheap (a partir de U$7 por ano).

O Gmail disponível para usuários do Workspace é diferente da versão gratuita. Nele, há mais segurança e integrações com as demais ferramentas do pacote, algo ideal para quem deseja resolver "tudo" em uma tela só.

Agenda (Calendar)

Com a agenda profissional do Google, é possível otimizar o tempo da sua equipe e se dedicar ao que for realmente importante através de agendas compartilháveis e integradas ao Gmail (que falamos logo acima), Drive (para arquivos em nuvem), Contatos, Sites e ao Meet (videochamadas).

Dessa forma, você pode ter um maior controle, ficar por dentro dos seus compromissos e também saber dos compromissos dos seus colaboradores ou equipe.

Meet

O Meet é a solução do Google para videochamadas criptografadas que garantem estabilidade e comunicação da forma mais eficiente possível.

Com ele, é possível criar reuniões apenas gerando um link, que pode ser compartilhado rapidamente com quem você quiser.

Por exemplo: 50 pessoas precisam participar de uma reunião? Envie o link da chamada no grupo do WhatsApp e todos poderão entrar na sala virtual de videoconferência por esse único link.

Além do mais, colaboradores ou clientes que usam sistemas de videochamadas como Skype for Business ou outros (que sejam baseados no padrão SIP e no padrão H.323, como o Cisco e Polycom) também podem participar de uma reunião criada no Meet pela plataforma chamada Pexip Infinity.

Drive

Com o Drive, sistema de arquivos em nuvem, você pode deixar seus arquivos disponíveis e acessá-los de qualquer hora, lugar ou dispoitivo. Além de ter total controle sobre como eles são compartilhados.

É uma solução extremamente prática, já que os mesmos arquivos em nuvem ficam disponíveis automaticamente no seu aparelho smartphone ou notebook.

Isso sem falar na divisão de pastas. Na prática, você pode organizar assim, por exemplo:

• Só equipe de contabilidade tem acesso aos arquivos de contabilidade;
• Só a equipe de marketing tem acesso aos arquivos de marketing;
• Só a equipe de design tem acesso aos arquivos de design.

Documentos

O Documentos da Google é uma versão em nuvem (e superior, muitos diriam) do Word, software de texto da Microsoft.

A vantagem dele é justamente a criação e desenvolvimento de arquivos com a possibilidade de terem múltiplas alterações e autores diferentes.

Cada alteração dessas é salva de forma automática e possui todos os registros de alterações, caso seja necessário retornar a uma versão anterior do documento.

Isso elimina a necessidade de ter que se preocupar em "salvar a versão mais recente do documento".

Planilhas

De forma similar, o Google Planilhas é uma espécie de versão em nuvem do Excel. Nele vários autores podem trabalhar em várias planilhas diferentes, com salvamente automático e backup, como explicado no item acima.

O Google Planilhas possui todas as ferramentas premium para analisar e gerar insights através das APIs extras que podem processar dados em CSV, Excel ou outros formatos. Isso tudo incluindo do BigQuery, em que se pode analisar bilhões de linhas de dados sem conhecer SQL.

É o verdadeiro poder dos bancos de dados alinhas às planilhas.

Apresentações

Ainda se tratando do comparativo com a família Office da Microsoft, o Google Apresentações é como se fosse a versão atualizada e em nuvem do Power Point. Assim como o Google Planilhas e o Google Documentos, essa versão possui backup ilimitado e alteração de arquivo em conjunto.

Ela também inclue apresentações online com apenas um clique e com possibilidade de apontador virtual.

Sites

O Google Sites, como o nome já dá a entender, é um construtor de páginas online que te permite criar o próprio site. Entretanto, é importante deixar claro que essa solução não funciona para sites ou portais complexos como esse (um blog, por exemplo) ou para bancos de dados mais trabalhosos. É apenas um construtor de páginas.

Para soluções mais simples, o Google sites será mais do que o suficiente.

Apps script

Você conhece o conceito de macro?

Uma macro é um conjunto de ações que podem ser replicadas sempre que você quiser. Em outras palavras, é um "automatizador de tarefas". Assim que surgiram, eram solucações que gravavam os cliques e teclas do seu mouse.

O mesmo pode ser feito no Google Workspace através do App script. Com ele, é possível programar tarefas automáticas nos seus documentos, de modo a otimizar o tempo e focar naquilo que realmente importa.

Cloud Search

Sejamos sinceros, trabalhar em nuvem tem diversas vantagens e é realmente o futuro. Mas trabalhar com uma demanda de arquivos tão grande causa um problema praticamente crônico em sistemas empresariais: a desorganização.

Para solucionar isso, a Google desenvolveu o Cloud Search. Em resumo, essa é uma ferramenta que pesquisa não só o nome de arquivos, mas o conteúdo interno deles dentro de todos os documentos da sua empresa, ideal para encontrar com facilidade o arquivo que procura.

O mais interessante é o fato dessa pesquisa ser feita além dos documentos padrão, já que a nuvem do Google também abrange calendários, notas, formulários, dentre outros tipos de arquivos especiais.

Jamboard

O Jamboard, de forma bem resumida, é o serviço de criação de quadros colaborativos do Google, ferramenta interessante, por exemplo, para fazer brainstorming, análise de projetos e apresentações em grupo.

Embora seja algo pouco utilizado no Brasil, quadros colaborativos assim conquistam cada vez mais espaços pela dinâmica de grupo.

Work Insights

Sabe quando você precisa de uma análise real (e numérica) de dados e precisa ter certeza que seus colaboradores realmente estão seguindo o fluxo de tarefas e se estão utilizando os aplicativos corretos para as funções corretas?

Tudo isso pode ser avaliado através do Google Work Insights. É uma ferramenta poderosíssima quando se trata de análise de perfomance e produtividade de times.

Quais os planos disponíveis no Google Workspace?

A tabela de planos completa pode ser visto no site oficial. Vou explicá-la detalhe por detalhe para você.

Business Starter

Com o plano mais básico do Google Workspace, você tem acesso a um e-mail comercial personalizado e seguro. Ou seja, àqueles e-mails que ao invés de terminarem com "@gmail.com", podem terminar com "@sitedasuaempresa.com".

Também tem acesso a video-chamadas com mais até 100 participantes, 30GB de armazento em nuvem (por usuário), controles de segurança e suporte padrão.

Valor: R$ 24,30 mensais (por usuário).

Business Standard

Focado em empresas um pouco maiores, esse plano oferece as mesmas soluções que o outro. No entanto, possui o diferencial de possiblitar video-chamadas com até 150 pessoas + gravação, 2TB de armazenamento por usuário e suporte aprimorado.

Valor: R$ 48,60 mensais (por usuário).

Business Plus

Perfeito para empresas maiores, o Business Plus oferece os benefícios dos outros, com o adicional de possuir ferramentas adicionais de e-mail, videochamadas de até 500 pessoas (com gravação e controle de participação, ideal para organizar uma chamada com número elevado de participantes), 5TB em nuvem por usuário (todos contendo Vault e o gerenciamento corporativo de endpoints).

Valor: R$ 81 mensais (por usuário).

Enterprise

Idealizado para empresas extremamente grandes, o Enterprise possui soluções bem mais robustas que os anteriores.

Com ele, você pode ter criptografia S/MIME nos e-mails, videochamadas com até 500 participantes, mas com cancelamento de ruído e transmissão ao vivo e todo o armazenamento que precisar.

Valor: R$ ?.

Para saber quanto custa, é necessário entrar em contato com a equipe de vendas do Google Workspace. Antes de saber o investimento a ser feito, eles vão avaliar diversas informações da sua empresa para descobrir a real necessidade dela.

O Google Workspace possui um período de testes?

Sim! Você pode testar todas as ferramentas inclusas na plataforma por 14 dias. Após esse período, o tempo de avaliação é finalizado e você precisa investir no Google Workspace para utilizá-lo novamente.

Que equipes de trabalho podem usar o Google Workspace?

Basicamente, todas. Entretanto, para fins didáticos, a prória Google oferece sugestões de quais aplicativos utilizar a depender da equipe.

Equipes de venda

Com o Google Workspace você pode:

• Criar um site (no Google Sites) privado para gerar acesso aos manuais de vendas e às informações de determinados clientes, ao invés de jogar todos esses arquivos em um grupo.
• Fazer treinamentos de venda através do Google Meet.
• Usar o Gmail para sincronizar todas as informações em um único local.
• Dar visibilidade aos status de compras e, até mesmo, próximas etapas, através de um plano estratégico montado no Documentos.
• Gerenciar os materiais utiliziados, como apresentações e abordagens ao cliente, de forma segura, no Google Drive.
• Coletar rapidamente informações importantes de prospectos através dos Formulários Google.
• Conversar e apresentar propostas de vendas para clientes usando o Google Meet para videochamadas. A grande vantagem é que nem é necessário os clientes possuírem uma conta no Meet para isso.

Equipes de marketing

O uso dos aplicativos premium da Google te ajudam a:

• Se conectar com sua equipe, falar com colaboradores, gerenciar arquivos e lidar com fluxo de tarefas através do Spaces (concorrente do Slack).
• Fazer videochamadas pelo Meet.
• Planejar os projetos de marketing com sua equipe usando o Planilhas e o Apresentações Google.
• Gerenciar todos os recursos criativos, como: logotipos, cores, fontes no Drive.
• Agilizar aprovações e andamento de projetos através da edição múltipla de arquivos.
• Pôr em prática o rastreio de revisões, usando o história de revisões de cada documento.
• Aumentar a criatividade, sem se preocupar em salvar o arquivo a todo o momento.

Recursos humanos

Para as equipes de recursos humanos, contabilidade ou a parte mais "gerencial" do negócio, o Google Workspace te ajuda a:

• Facilitar a experiência, já que é feito o uso de apps já conhecidos.
• Tornar entrevistas mais dinâmicas através do Google Meet.
• Remover barreiras geográficas e capacitar colaboradores de qualquer outro lugar do mundo.
• Produzir um site interno para facilitar o acesso a formulários de RH, benefícios e listas, quando necessárias.
• Equilibrar a vida pessoal e profissional, uma vez que é possível compartilhar, de forma mútua, o status, disponibilidade e até folgas, por meio do Google Agenda.

Quais as outras soluções disponíveis além do Workspace?

É de se imaginar que o Google não seria a única empresa a oferecer uma solução completa em ferramentas baseadas na nuvem, certo?

Outras empresas investem minimamente no ramo, porém a mais expressiva é a Microsoft com o Microsoft 365.

Bem similar ao Workspace, o Microsoft 365 dispõe de diversas ferramentas para auxiliar empresas nas suas mais diversas funções.

Com ele, você tem acesso ao:

• Word: editor de documentos de texto mundialmente conhecido.
• Excel: criador de planilhas.
• PowerPoint: para desenvolvimento de apresentações, sejam online ou offlines.
• Teams: aplicativo de videoconferência.
• Outlook: solução de e-mail + calendário.
• OneDrive: para compartilhamento de arquivos em nuvem.
• E integração com o Windows.

O plano família (até 6 membros) custa R$449/ano.

Já o plano pessoal custa R$359/ano.

Quem vence a guerra entre Microsoft 365 VS Google Workspace?

Difícil responder já que isso é uma questão de preferência.

Mas a Google afirma que se garante quando se trata de produtividade de equipes.

Não é a toa que ela criou um relatório de impacto positivo que o Workspace trouxe aos negócios.

O relatório é em inglês e pode ser baixado na página oficial (no link da linha acima).

Perguntas frequentes sobre o Google Workspace

Posso comprar aplicativos separados do Google Workspace ao invés de contratar o pacote inteiro?

Infelizmente não. Mas o motivo para isso é bem compreensível.

O Google desenvolveu um ecossistema de aplicativos. Ou seja, uma série de softwares que conversam entre si e que complementam um ao outro.

Dessa forma, não faria tanto sentido você pode ter acesso apenas a um número limitado deles. Sem falar que você também perderia muitas vantagens que decorrem dessa "conversa" entre cada produto da Google.

Um mesmo usuário pode ter mais de um endereço de e-mail?

Pode sim. Ele pode criar até 30 aliases e utilizá-los de maneira distinta. O interessante é que, por mais que sejam endereços diferentes, tudo fica unificado na caixa de entrada, mas de forma organizada, para você sempre saber qual alias está utilizando.

É possível migrar seus e-mails atuais para a plataforma do Google Workspace?

É sim. A Google possui uma série de ferramentas de backup e migração de e-mails, além do suporte que pode te ajudar na tarefa de trazer sua empresa para às ferramentas deles.

Posso criar uma agenda que fica disponível para quem eu quiser?

Pode. O Google Agenda possui essa função. Ela é extremamente útil quando se trata de saber o cronograma geral da empresa e estar a par de tudo o que vai acontecer no dia, na semana, no mês ou até mesmo no mesmo ano.

Pessoas de fora da empresa podem participar das chamadas no Google Meet (com minha autorização)?

Podem sim. Elas nem precisam ter conta no Google ou no Google Meet para isso. A plataforma funciona de forma independente para pessoas de fora, o que facilita a interação e o contato contínuo com clientes, se necessário.

Quais tipos de arquivo posso enviar para o Drive?

Literalmente todo tipo de arquivo. Alguns formatos específicos e desconhecidos podem não ser lidos na versão web do Drive (casos difíceis), mas estarão sempre disponíveis no Drive instalado no seu dispositivo, seja para download ou para alteração.

Preciso ter internet para alterar os arquivos no Google Workspace?

Sim e não.

Não, porque com o Google Chrome é possível fazer alterações offline.

Sim, porque essas alterações precisam ser enviadas para os servidores da Google (e assim ficarem disponíveis para todos que tiverem acesso ao documento).

Tenho vários arquivos do Word e vários arquivos do Excel, o Drive vai conseguir ler esses arquivos?

Vai sim. Você ainda tem a opção de converter esses formatos nos formatos ideais do Google Workspace (mantê-los no formato original também é uma opção).

Quais as fórmulas e funções disponíveis no Planilhas?

Praticamente todas as que você encontra no Excel ou Calc.

Você pode visualizar a lista de Funções das Planilhas do Google sempre que quiser.

Detalhe: algumas poucas funções podem ter o seu nome diferente do Excel. São alterações mínimas devido a tradução do inglês para o português, nada que vá realmente te dificultar no futuro.

O Google Workspace vale a pena?

Depende.

Como já dito nesse artigo, o Workspace é a versão premium das ferramentas já disponibilizadas gratuitamente pela Google. Por causa disso, é uma solução mais completa com foco em negócios robustos e com alta demanda organizacional.

Por outro lado, empresas de pequeno porte conseguem, de maneira bem estruturada, trabalhar com as versões mais simples dos softwares e aplicativos disponibilizados, podendo contratar o Workspace só se uma demanda maior passar a existir.

Ou seja... se você tem uma empresa média ou grande e quer organizar todos os seus documentos e processos, o Google Workspace é ideal para você. Entretanto, se você tem um negócio menor, com poucos colaboradores e poucos processos internos, vale a pena utilizar as ferramentas gratuitas e só futuramente investir nas profissionais.

O importante é utilizar um mesmo ecossistema de aplicações para facilitar a "conversa" entre diferentes sistemas dentro da sua empresa.

E nesse aspecto, sem dúvidas, o Google Workspace é o melhor de todos.