Pode parecer exagero, mas ter um e-mail profissional (ou corporativo, como também é chamado) é mais importante do que parece. Para te explicar o porquê disso, eu preciso contar uma história que deixa um amigo meu sem graça até hoje.
Há alguns anos, Pedro (nome fictício, para preservar a privacidade dele) estava iniciando seus projetos digitais. Ele é programador e, como parte da profissão, é necessário entrar em contato com várias pessoas e fazer muitos cadastros em diferentes sites.
O problema é que Pedro continuava usando o mesmo e-mail de quando era adolescente. Quando um cliente solicitava o endereço eletrônico, a resposta era sempre:
pedrinho.mortalkombat21@hotmail.com (e-mail fictício)
Para ele, isso não era algo a se preocupar... Até perder uma oportunidade de trabalho por não demonstrar profissionalismo. Além de também ter sido chamado atenção por um cliente.
A solução mais prática encontrada por ele foi criar um novo e-mail com um endereço mais sério. Algo como:
pedro-alcantara@gmail.com (e-mail fictício)
Problema resolvido? Mais ou menos.
Com o tempo, Pedro percebeu que seus projetos e sua vida pessoal estavam se misturando de uma maneira nada sadia.
Era e-mail da faculdade junto com mensagens de trabalho e com outros e-mails pessoais. Uma desorganização imensa.
Felizmente, ele criou o e-mail corporativo "pedro@melhoreshospedagem.com" para o trabalho e utiliza o "pedro-alcantara@gmail.com" (e-mail fictício) para demandas pessoais.
O que é um e-mail profissional
Um e-mail profissional, de forma resumida, é um e-mail que ao invés de ter o nome de uma empresa como: gmail, hotmail, outlook ou yahoo, tem o nome da sua própria empresa ou projeto digital.
Por exemplo, digamos que você tem uma loja de artesanato chamada "Artes da Maria".
Ao invés de ter o endereço "artesdamaria@hotmail.com", você poderia ter o endereço "contato@artesdamaria.com".
Para ter esse endereço profissional você precisa de uma boa hospedagem que te ofereça esse recurso (algumas oferecem essa função gratuitamente).
Quais as vantagens de ter um e-mail profissional
Profissionalismo (como o próprio nome do e-mail já diz)
Ter um endereço de e-mail corporativo mostra que você se importa em como é visto tanto pelo seu público, quanto por possíveis clientes.
Além do mais, você fortalece a sua estratégia de branding, possiblitando que todos os pontos de contato da sua marca estejam devidamente apresentados.
Segurança para seu público
Infelizmente, muitas pessoas estão caindo em golpes envolvendo e-mails falsos. Ter um e-mail profissional, com o endereço do seu site nele, é uma segurança a mais que seu público tem ao falar contigo.
Separação da vida pessoal e profissional
Uma vantagem já percebida na introdução desse artigo é poder separar sua vida pessoal da profissional.
No início, quando não se tem um fluxo tão grande de clientes ou de pessoas entrando em contato através do seu site, pode parecer tentandor usar seu e-mail pessoal para tudo.
O problema é que com o tempo, sua caixa de entrada estará uma bagunça, comprometendo diversas áreas da sua vida.
Pensando nisso, por que não já utilizar um e-mail apenas para demanda profissional? Você evita dores de cabeça e consegue se desligar quando necessário.
Unificação de respostas
Com um e-mail profissional você consegue unificar o tipo de mensagem recebida.
Como assim?
Imagine que você trabalhe com uma empresa de marketing digital. Todos os dias você recebe na sua caixa de entrada...
- Mensagens de marketing.
- Cobranças.
- Atualizações de ferramentas e serviços que você utiliza.
- Pesquisas.
- Dúvidas de clientes.
- Burocracia.
- Arquivos de clientes.
- SPAM...
Você concorda que isso é muita informação e acaba atrapalhando os processos da empresa? Qual a solução? Criar um e-mail exclusivo para cada tipo de informação específica.
Por exemplo:
- suporte@nomedaempresa.com: para responder os clientes.
- cadastros@nomedaempresa.com: para lidar com as ferramentas e serviços que você utiliza.
- financeiro@nomedaempresa.com: para resolver situações mais burocráticas.
Dessa forma, você organiza sua caixa de entrada e possiblita que os setores da sua empresa recebam apenas e-mails relacionados a eles.
Possibilidade de delegação de funções
Seguindo o exemplo anterior...
Não é porque foram criados 3 e-mails diferentes e exclusivos para cada função que você deve gerenciar cada um desses endereços eletrônicos. Você pode delegá-los para um colaborador ou sócio específico.
E, se esses endereços não forem suficientes, você pode criar muitos mais, desde que cada setor receba os e-mails relativos a eles.
Migrável
Uma coisa que poucas pessoas se dão conta é: "E se eu precisar de um backup de todos os meus e-mails e salvar eles em outro local?".
Os provedores padrão como o Gmail, Outlook e Yahoo possuem essas funções de maneira bem técnica e de difícil acesso (acredite, até eu que tenho experiência com isso me enrolo boa parte das vezes).
Ao usar um e-mail corporativo, você pode facilmente entrar em contato com o suporte da sua hospedagem e pedir o backup dos seus e-mails.
Quer mudar de hospedagem? Sem problemas! É só enviar o seu backup para outro servidor que eles vão funcionar da mesma maneira (desde que ambos utilizem o cPanel ou plataforma equivalente).
Suporte da própria hospedagem
Imagine que você tem problemas ou dúvidas com seu e-mail do Gmail. A Google jamais vai te responder imediatamente para te ajudar. O máximo que ela disponibiliza para usuários gratuitos é um fórum em que os próprios usuários se ajudam.
Ou então, imagine que você quer usar uma função específica do Hotmail e não sabe como. A Microsoft não vai te responder diretamente.
Entretanto, se você tiver um e-mail profissional, a própria plataforma de hospedagem te responde na hora (muitas vezes através de chat em tempo real) em caso de dúvidas.
Ter esse suporte direto, principalmente para pessoas pouco experientes na área, já é o suficiente para se sentir mais seguro quanto a ações futuras como backups, migrações, filtros de SPAM, assinaturas, etc.
Quais hospedagens te permitem criar um e-mail profissional (de graça, se você hospedar seu site com elas)
Hostinger
Com a Hostinger, a partir do plano Premium você tem acesso a até 100 contas de e-mails profissionais. Convenhamos que isso é mais do que suficiente.
Além da Hostinger ter um suporte maravilhoso, os e-mails são fáceis de configurar.
Hostgator
Esse eu sou um pouco suspeito para falar.
A maior parte dos meus e-mails profissionais foram feitos usando a Hostgator.
Ela, desde o plano mais básico (o plano P) possui e-mails ilimitados (para as pessoas que 100 e-mails não forem suficientes 😝).
Atualmente eles usam o Titan E-mail, uma plataforma própria ótima deles, mas eu aconselho a pedir o e-mail padrão Cpanel, por ser mais fácil a migração, caso seja necessário.
Locaweb
A Locaweb possui algumas limitações de espaço e quantidade em relação a outras plataformas, mas nada que te atrapalhe, a depender do tamanho do seu projeto ou empresa.
- No plano Hospedagem Go você pode ter até 3 e-mails com até 10GB cada.
- No plano Hospedagem I você pode ter até 25 e-mails com até 10GB cada.
- e no plano Hospedagem II você pode ter até 100 e-mails com até 10GB cada.
Os valores são convidativos e 10GB são mais do que suficientes.
Outras empresas também oferecem soluções de e-mails profissionais
É claro que outras empresas também oferecem, de forma competitiva, a utilização de e-mails.
Dentre elas, estão:
Qual hospedagem escolher para ter o melhor e-mail profissional?
Depende.
Se você já tiver um site hospedado, verifique com o suporte da empresa que você contratou se existe a possibilidade de criação de e-mails corporativos, qual o limite de espaço e quantos você pode criar. Entretanto, se você ainda não tem o seu site hospedado, sugiro fortemente que você opte pela Hostinger, Hostgator ou Locaweb.
Por que elas são as melhores do mundo? Não só por isso, mas por já serem empresas consolidadas no mercado. A Hostinger foi aberta em 2004, a Hostgator em 2002 e a Locaweb (empresa brasileira) em 1997.
Cuidados que você deve ter com e-mails profissionais
Para aproveitar ao máximo o uso dos e-mails profissionais, é necessário tomar alguns cuidados que variam de hospedagem para hospedagem. Essas informações devem ser verificadas, principalmente, antes da contratação do seu provedor.
Espaço de armazenamento
Algumas hospedagens possuem um limite de armazenamento de arquivos. De forma padrão, boa parte delas estabelece em torno de 10GB, o que é um espaço considerável.
No entanto, lembre-se que esses 10GB de armazenamento não são apenas para os e-mails profissionais. Eles também estão vinculados aos arquivos do seu site. Então, se sua página tem muitos arquivos (principalmente imagens ou vídeos) ou se você envia uma quantidade acima da média de e-mails, é bom ficar de olho no medidor de armazenamento da sua hospedagem.
Agora, se o espaço for uma questão importante para você, ficam as seguintes soluções:
- O plano Premium da Hostinger permite 100GB de armazenamento.
- E o plano P da Hostgator permite até 100GB também.
Para o caso absurdo de você precisar de mais de 100GB, existem planos que permitem essa possibilidade. Entretanto, nunca soube de ninguém que precisou de mais do que isso.
Segurança
O usuário mestre da sua hospedagem tem a possibilidade de entrar em cada um dos e-mails profissionais que você criar. Esse recurso é útil para quando você precisa ver como sua equipe está respondendo as mensagens ou procurar um e-mail específico.
Entretanto, como esse usuário da hospedagem tem esse poder, é necessário que o acesso a ele seja restrito apenas a você (ou a sócios, a depender da estrutura do seu negócio).
É aquela velha máxima de: "Não compartilhe sua senha com ninguém".
Exagero
Ao descobrir todo esse universo envolvendo e-mails profissionais, muitos acabam exagerando e criando um e-mail para cada função específica. Isso pode ser útil quando você tem uma boa equipe, mas quando você está começando ou gerencia um negócio sozinho, essa separação de e-mails (se feito de maneira demasiada) atrapalha mais do que ajuda.
Dica: Para negócios pequenos, eu aconselho apenas dois e-mails: um administrativo e outro para suporte.
Dúvidas que você pode ter sobre e-mail profissional (ou corporativo)?
É preciso mesmo contratar uma empresa de hospedagem para ter um e-mail desses?
Sim e não.
Não, porque existem soluções na internet que oferecem e-mails corporativos por valores consideráveis.
Sim, porque por apenas um valor você consegue hospedar seu site, ter banco de dados, contratar um domínio (muitas vezes de graça no primeiro ano) e ter e-mails ilimitados.
Por que pagar um valor a parte se você pode ter tudo isso com apenas um investimento?
Eles são difíceis de utilizar?
Pelo contrário. Por causa da interface simples da maioria dos e-mails profissionais, eles são mais fáceis de usar.
Eu preciso ter o domínio registrado que vou usar no meu e-mail?
Precisa sim.
Aqui no Melhores Hospedagens eu posso criar qualquer e-mail que termine com @melhoreshospedagem.com, por exemplo. Porque esse domínio foi registrado por mim.
Conclusão: por que ter um e-mail profissional?
Porque, além das inúmeras vantagens, você ganha um poder enorme de organização e credibilidade.
Isso sem falar que os e-mails corporativos, na maioria das vezes, são gratuitos, já que estão inclusos nos planos de hospedagem (que garantem um espaço mais do que suficiente para eles).
Se algo é bom, gratuito e te permite possibilidades de organização e profissionalismo, o ideal é usar.
Afinal de contas, melhor fazer tudo da maneira certa, do que pagar o mico que o pedrinho.mortalkombat21@hotmail.com pagou, não é mesmo? 🤣
Um forte abraço!
